Online koçlukta KVKK - öğrenci verisi için ne yapmalısın?

Online koç olarak öğrencilerinin kilosunu, ölçülerini, fotoğraflarını ve sağlık notlarını alırsın. Bu bilgilerin önemli bir kısmı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) göre özel nitelikli kişisel veri, yani sağlık verisidir. Bu yazıda koç olarak KVKK kapsamında neye dikkat etmen gerektiğini sade bir dille anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Kendi durumun için bir avukata danışmanı öneririz.

Koç neden veri sorumlusudur?

KVKK'da verinin hangi amaçla ve nasıl işleneceğine karar veren kişi veri sorumlusudur. Öğrencinin bilgilerini koçluk hizmeti için toplayan ve kullanan kişi sen olduğun için, öğrencilerinin verisi için veri sorumlusu sensin.

Kullandığın yazılımlar ve uygulamalar ise genellikle veri işleyen konumundadır: veriyi senin adına, yalnız hizmeti sunmak için işlerler.

Sağlık verisi neden özel?

Kilo, vücut ölçüleri, ilerleme fotoğrafları, alerjiler ve sağlık notları sağlık verisi sayılabilir. KVKK bu tür verilerin işlenmesi için daha sıkı şartlar arar. Pratikte bu, öğrencinden bu verileri işlemek için açık rıza alman gerektiği anlamına gelir.

Açık rıza:

• Belirli bir konuya ilişkin olmalı (koçluk hizmeti için sağlık verilerinin işlenmesi)
• Bilgilendirmeye dayanmalı (öğrenci neyi neden verdiğini bilmeli)
• Özgür iradeyle verilmeli (gizli bir onay kutusu değil)

Pratikte yapman gerekenler

1. Aydınlatma metni hazırla

Öğrencine şunları anlatan kısa bir metin ver:

• Hangi bilgilerini topladığın
• Bu bilgileri ne için kullandığın
• Kimlerle paylaşıldığı (örneğin kullandığın uygulama)
• Ne kadar süre saklandığı
• KVKK'dan doğan hakları ve sana nasıl ulaşacağı

2. Açık rızayı kayıt altına al

Öğrenciden sağlık verileri için açık rızasını yazılı ya da elektronik olarak al ve sakla. Başlangıç formunun sonunda açık bir onay adımı iyi bir yöntemdir.

3. Yalnız gerekeni topla

İşine yaramayacak bilgiyi isteme. Kimlik numarası ya da açık adres koçluk için genelde gerekmez.

4. Fotoğrafları güvenli sakla

İlerleme fotoğrafları en hassas verilerdir. Kişisel telefon galerisinde, sosyal medya mesajlarında ya da herkese açık bulut klasörlerinde tutmak risklidir. Fotoğrafların yalnız sen ve öğrencin tarafından görülebildiği, şifreli bağlantıyla korunan bir sistem tercih et.

5. Öğrencinin fotoğrafını izinsiz paylaşma

Öncesi-sonrası paylaşımları koçlar için güçlü bir pazarlama aracıdır. Ama öğrencinin açık ve ayrı bir izni olmadan fotoğrafını paylaşmamalısın. İzin alırken yüzün görünüp görünmeyeceğini de netleştir.

6. Silme talebine cevap ver

Öğrenci koçluğu bıraktığında verilerinin silinmesini isteyebilir. Bu talebe makul sürede, en geç 30 gün içinde cevap vermelisin. Kullandığın sistemin verileri toplu ve eksiksiz silebilmesi işini kolaylaştırır.

7. Kullandığın araçları kontrol et

Verileri hangi uygulamada tuttuğun önemli. Şunlara bak:

• Veriler nerede saklanıyor, şifreli bağlantı kullanılıyor mu?
• Fotoğraflara başkası erişebiliyor mu?
• Veriler reklam ya da başka amaçlarla kullanılıyor mu?
• Hesap kapatıldığında veriler siliniyor mu?

Özet

Online koç olarak öğrencilerinin sağlık verileri için veri sorumlususun. Aydınlatma metni vermek, açık rıza almak, yalnız gerekeni toplamak, fotoğrafları güvenli saklamak ve silme taleplerine cevap vermek temel sorumlulukların. Bu adımlar hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmeni sağlar hem de öğrencilerinin sana duyduğu güveni artırır.